Выбираете место для конференции? Используйте эти 10 вопросов

Когда вы выбираете конференц зал, контрольный список может помочь вам пройти через доступные варианты. Все мы знаем, что выбор подходящего места для вашей конференции может иметь большое значение, особенно если это одна из ваших основных затрат.  Задайте следующие 10 вопросов о посещении места, чтобы убедиться, что вы не пропустили ничего важного.

1. Насколько доступно это место?

Ваши делегаты должны иметь возможность добраться до места с минимальной суетой — независимо от того, прибывают ли они по воздуху, по железной дороге или на машине. Если ваша база делегатов является международной, убедитесь, что место проведения находится в пределах легкой досягаемости от аэропортов.

Если вы организуете многодневную конференцию, также неплохо проверить, есть ли поблизости рестораны, кафе и бары, где ваши делегаты могут пообщаться до или после конференции. Вы также должны подтвердить, есть ли у места проведения мероприятия просторная парковка для делегатов, которые едут за рулем.

Если вы используете мобильное приложение для конференций, попробуйте приложение с интуитивно понятной картой, которая поможет делегатам ориентироваться в вашем месте проведения.

2. Насколько удобно место проведения конференции?

Не поддавайтесь одним только взглядам. Например, в историческом здании может быть много атмосферы, но если оно не было адаптировано для обеспечения доступности, вы оставите некоторых делегатов высокими и сухими. Убедитесь, что место проведения полностью доступно и оборудовано индукционной петлей для делегатов с нарушениями слуха.

Важно знать, кто ваши делегаты, поговорить с организаторами предыдущих конференций и выяснить потребности и желания делегатов в предыдущие годы. И найдите время, чтобы связаться с организаторами мероприятий, которые ранее проводились в выбранном вами месте. Они могут дать вам представление о любых трудностях, которые могут возникнуть у делегатов с доступом к месту проведения конференции.

3. Как устроена площадка?

Комнаты должны соответствовать вашему количеству и потребностям — и иметь немного гибкости. Проверьте, насколько гибки числа и какова максимальная вместимость каждой комнаты. И спросите, можете ли вы использовать места для обсуждения и есть ли тихие места, где у делегатов может быть некоторое время простоя.

Обдумайте декор помещения? Если вы организовываете гала-ужин, стоит ли выбрать для него другое место? Если атмосфера в помещении не соответствует вашему желаемому подходу, вы будете создавать дополнительные работы, украшающие его.

4. Какое жилье доступно?

Если место проведения конференции предлагает размещение для ваших делегатов, узнайте, что доступно и по какой цене. Если в вашем заведении есть жилье, представьте их в качестве официального партнера мероприятия и договоритесь о специальном тарифе для делегатов.

Если место проведения не обеспечивает размещение на месте, посмотрите, есть ли поблизости подходящий отель. Если в нескольких минутах ходьбы нет места проведения конференции, организуйте трансфер на автобусе до отеля. В идеале вы должны найти отель с подходящими комнатами и возможностями, необходимыми для конференц-зала.

5. Сколько стоит?

Хорошо, здесь 2 вопроса. Когда дело доходит до выбора места проведения конференции, стоимость будет одним из решающих факторов. Каждый мечтает найти идеальное место на подходящие даты по доступной цене, но это не всегда самая реалистичная цель. Когда дело доходит до общей стоимости, обсудите, что открыто для обсуждения, а что нет, и будьте готовы к переговорам.

В зависимости от типа конференции, которую вы организуете, вы можете заключить с местом проведения многолетний договор. Но помимо стоимости аренды места, ищите скрытые расходы, такие как плата за использование внешних поставщиков, плата за парковку или стоимость Wi-Fi. И помните: прочтите мелкий шрифт.

6. Какие там освещение и акустика?

Когда дело доходит до выбора места проведения конференции, на освещение и акустику часто не обращают внимания, но они имеют огромное влияние на впечатления делегатов. Посмотрите, сможете ли вы запланировать посещение места проведения мероприятия, когда будет проходить мероприятие с аналогичной настройкой. Это даст вам представление о возможностях настройки. Вы увидите комнаты в действии и, возможно, получите некоторые идеи по их настройке. Убедитесь, что они организованы вовремя, чтобы ваша конференция проходила как можно более беспрепятственно.

7. Какие стимулы добавит место проведения?

Скидки на номера для делегатов? Бесплатное проживание для членов вашего оргкомитета? Обсудите, какие стимулы может предложить заведение для защиты вашего бизнеса. И проверьте, готовы ли они добавить дополнительную услугу, если ваши расходы достигнут определенной суммы.

Небольшие льготы, такие как трансфер от / до аэропорта или бесплатный кофе и чай, могут существенно сэкономить вашему оргкомитету. И если у вас есть гибкие даты, вы можете использовать это для переговоров о сделке, возможно, в месте проведения конференции есть даты, которые необходимо заполнить, и они предложат вам скидку или поощрение, чтобы принять их.

8. Что еще происходит на площадке?

Спросите, что еще будет происходить в зале в те даты, которые вы хотите забронировать. Это повлияет на то, насколько загружены общие зоны, и может повлиять на то, где вы можете отображать спонсора или брендинг конференции. Тема, необходимая для свадьбы в большом зале, сильно отличается от темы конференции. Убедитесь, что у вас есть план помещения, пройдите по нему и убедитесь, что ваш брендинг четко обозначен на месте. Это поможет вашим делегатам оставаться на правильном пути и не заблудиться в вашем месте проведения.

9. Какие удобства они предлагают?

Подготовьте контрольный список необходимого вам оборудования (например, аудио-видео, сцены, микрофоны и т. д.) и посмотрите, что может предложить место проведения. И проверьте, найдется ли у них технический специалист, который поддержит вас на протяжении всего мероприятия.

Есть ли в заведении метод сбора отзывов в течение дня или вам лучше использовать для этого мобильное приложение?

Также важно убедиться, что на вашем объекте есть бригада по настройке и очистке, в противном случае вам может потребоваться организовать команду, которая позаботится об этом. Также необходимо получить представление о доступном персонале, достаточно ли обслуживающего персонала, консьерж-поддержки и обеспечена безопасность? Убедитесь, что на площадке есть соответствующие помещения для спонсорских зон или выставочных залов для сторонних поставщиков. Не забудьте проверить, есть ли у них Wi-Fi и достаточно ли зарядных станций для телефонов.

10. Как работает конференц-кейтеринг?

Не все заведения могут соответствовать предпочтениям ваших гостей, поэтому, независимо от того, идете вы с поставщиком провизии или нет, убедитесь, что они подходят для пищевой аллергии и ограниченных диет. Есть ли в меню варианты веганских и вегетарианских блюд? А как насчет запросов делегатов в последнюю минуту? Обсудите, есть ли в заведении минимальные расходы на еду и напитки, и будут ли они взимать плату с человека или по вашему заказу. А что будет, если вы потратите меньше минимальной суммы? Также стоит обсудить, что произойдет, если количество ваших делегатов изменится значительно ближе к дате.