Как написать письмо с жалобой, которое принесет результаты

Написать эффективное письмо с жалобой на организацию, которая, по вашему мнению, поступила с вами несправедливо, несложно. Однако жалобы клиентов, как и месть, лучше подавать холодными.

Отправка письма красными чернилами, в котором вы критикуете весь персонал рассматриваемой компании, оскорбляете невиновного получателя и требуете компенсации угрозами, может принести временное удовлетворение, но это, безусловно, не принесет вам того возмещения, которого вы заслуживаете.

На сайте https://ghaloba.ru/ есть конструктор жалоб, который поможет вам составить такой документ.

Ключ к написанию эффективного письма с жалобой — это дать себе время собрать всю необходимую информацию и четко представить себе последовательность событий, которая привела к необходимости написать письмо и пожаловаться.

Как только первоначальный гнев или разочарование утихнет, вы можете начать обосновывать свою жалобу с меньшим риском прибегнуть к эмоциональным или оскорбительным выражениям в письме с жалобой.

Когда вы будете готовы написать письмо с жалобой, следующие правила помогут обеспечить максимальную эффективность вашего письма с жалобой и достижение желаемого результата.

1: Написать указанному контакту в организации

Если вы направите свое письмо с жалобой анонимному лицу, такому как «Менеджер» или «Глава службы поддержки клиентов», скорее всего, ваше письмо с жалобой будет рассмотрено с той же срочностью, что и письмо, адресованное «Жильцу». С помощью Интернета или тайно позвонив в компанию, узнайте имя и должность человека, обладающего достаточными полномочиями, чтобы иметь возможность помочь вам и адресовать ему ваше письмо. Если получатель — женщина, постарайтесь выяснить, какое приветствие они предпочитают: «мисс», «миссис» или «мисс».

2. Будьте конкретны и лаконичны при описании характера вашей жалобы.

Не болтайте и не занимайте аргументированную позицию, а просто укажите точную причину вашей жалобы и процитируйте любые факты или подтверждающие доказательства, которые могут помочь вашему делу. Не забудьте приложить к письму копии квитанций, соответствующие электронные письма или любую другую корреспонденцию, но не отправляйте оригиналы.

3. Сообщите компании, как бы вы хотели, чтобы ваша жалоба была решена.

Нет смысла писать письмо с жалобой, если вы не хотите требовать возмещения ущерба. Если вы считаете, что вам причитается полное возмещение или компенсация, и вы можете поддержать свое требование, тогда смело обращайтесь к нам. Тем не менее, в зависимости от характера и времени подачи вашей жалобы, вы можете добиться лучшего результата, поставив мяч на сторону организации и спросив их, что они готовы сделать для удовлетворительного разрешения вашей жалобы.

4: При необходимости продемонстрируйте свое знание соответствующего закона о защите прав потребителей.

Если вы можете процитировать соответствующее законодательство, например, Правила дистанционной торговли или Закон о продаже товаров и услуг, в поддержку вашей жалобы, то вероятность того, что она будет воспринята серьезно и рассмотрена эффективно, выше. Однако не поддавайтесь искушению использовать законодательство в качестве угрозы компании; Ваше письмо с жалобой должно оставаться вежливым, но настойчивым.

5: Установите временные рамки, в которые вы хотели бы получить ответ на свое письмо

Разумно предоставить компании определенный период времени для проведения собственного расследования вашей жалобы и формулирования решения, но для того, чтобы ваша жалоба не затягивалась, предложите дату, до которой они должны ответить на ваше письмо, и если это не так, встретились, начинают процесс преследования и эскалации. Убедитесь, что ваше письмо с жалобой содержит как можно больше контактных данных (номер домашнего телефона, номер мобильного телефона, адрес электронной почты, почтовый адрес и т. д.), чтобы у компании не было оправдания за то, что она не может ответить на ты.

Помните, что вы были тем, кто был вынужден написать письмо с жалобой, поэтому нет причин включать фразы «мне жаль» или «я извиняюсь» где-либо в этом письме.

Оставайтесь разумными, но твердыми, дайте организации достаточно времени, чтобы отреагировать в вашу пользу. Покажите, что вы контролируете ситуацию и не соглашаетесь ни на что меньшее, чем вы можете с уверенностью доказать, на что вы имеете право в качестве возмещения за вашу жалобу.