Что должно храниться в личных делах сотрудников?

Существует множество различных типов информации, которую вы собираете для каждого сотрудника, поэтому важно хранить личные дела в организованном порядке. Но что именно должно храниться в личных делах? Ниже приведен список некоторых различных сведений, которые должны содержаться в личном деле.

o Заявление о приеме на работу и резюме
o Письма с предложениями и подписанные соглашения, такие как трудовые договоры или контракты
o Основные данные о трудоустройстве, такие как W-4
o Оценки эффективности
o Описание работы
o Изменения статуса занятости
o Документы о непрерывном образовании и сертификации
o Награды и письма о признании
o Управление эффективностью, включая дисциплинарные уведомления
o Информация
о собеседовании при увольнении o Документация об увольнении, например, письмо об увольнении

Когда нужна услуга кадрового аудита, обращайтесь на https://proverkatruda.ru/kadrovyj-audit/.

Вся медицинская информация о любом сотруднике должна храниться в отдельном файле и быть доступной только тем, кто должен иметь доступ к этой информации. Тип медицинской информации, которая должна храниться в медицинской карте, включает любую информацию о компенсации работникам, формы Закона об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, формы об отпусках и информацию Закона об американцах-инвалидах.

Кроме того, форма I-9 должна быть заполнена в алфавитном порядке и храниться в отдельном файле от медицинского или кадрового досье.

Важно помнить, что все файлы сотрудников подлежат проверке или судебному разбирательству; таким образом, очень важно следить за тем, чтобы ваши личные дела содержались в чистоте и порядке, а внутри содержались только необходимые документы. Хорошей практикой является проведение собственного аудита личных дел не реже одного раза в год, удаление файлов уволенных сотрудников из текущих файлов и сохранение их в другом месте на период хранения. Во время ежегодного аудита вы также можете убедиться, что все записи сотрудников актуальны и полны, а также убедиться, что вы храните одну и ту же информацию для каждого сотрудника.

Хранение личных дел в аккуратном и аккуратном виде, включающее только те документы, которые должны храниться внутри каждой папки, облегчит просмотр информации о сотрудниках вашей компании как вами, так и аудиторской группой.